Drei Prinzipien für wirksame Teambesprechungen
Wie zufrieden bist Du eigentlich mit Euren Teambesprechungen? Diskutiert Ihr rege miteinander oder wünschst Du Dir mehr Beteiligung? Empfindest Du die Stimmung als konstruktiv oder kaut Ihr oft auf denselben Themen rum, ohne dass am Ende die Ergebnisse rauskommen, die Du Dir wünschst? Teambesprechungen sind eines der wichtigsten Führungsinstrumente und eine sehr wirkungsvolle Plattform zur Bündelung Eurer Kräfte. Wir haben drei Prinzipien für Dich, mit denen Du Eure Meetings noch effektiver und motivierender gestaltest.
1. Themen für die Teambesprechung bewusst auswählen und gut vorbereiten
Überlege Dir vor jedem Meeting genau, welche Themen Ihr wie besprechen wollt, mache eine Agenda und sammle systematisch die Themen der Teilnehmer*innen. Nicht jede Angelegenheit eignet sich zur Diskussion in großer Runde, insbesondere bei kritischen Themen ist das persönliche Feedback-Gespräch deutlich wirkungsvoller. Bei bestimmten Themen kann es sehr sinnvoll sein, im Vorfeld Vorbereitungen zu treffen, damit Ihr in der Teambesprechung bereits einen Schritt weiterkommt. Steht zum Beispiel demnächst eine Patientenveranstaltung an, empfehlen wir Dir, alle dafür anfallenden Aufgaben bereits vorab zu definieren. Im Meeting kannst Du diese dann vorstellen, gemeinsam mit Deinen Kolleginnen und Kollegen ergänzen und entsprechend verteilen. Plane pro Besprechung maximal vier Themen, damit Euer Austausch inhaltlich lebendig bleibt, Zeit für detaillierte Festlegungen bleibt und Ihr auch wirklich ins Handeln kommt.
2. Klare und motivierende Moderation
Die Wirksamkeit der Teambesprechung steht und fällt mit der Moderation. Deine wichtigste Aufgabe als Moderator*in ist es, in der vorgegebenen Zeit alle Themen mit den Teilnehmer*innen zu einem Ergebnis zu bringen. Nutze am besten unterschiedliche Methoden, um Dein Team an die verschiedenen Themen heranzuführen. Mehr Aufmerksamkeit erzielst Du z.B., wenn Du die Themen visualisierst oder Dein Team auf kreative Weise einbeziehst. Du könntest mit roten und grünen Karten (jede/r bekommt jeweils eine Karte und hält sie hoch, wobei Grün für „ja“ und Rot für „nein“ steht) für schnelle Abstimmungen sorgen. Eine der häufigsten Stolperfallen in Meetings sind ausufernde Diskussionen ohne dass tatsächlich Entscheidungen getroffen werden. Unterbrich daher Dein Team, wenn Du merkst, dass Ihr nicht zum Ziel kommt. Zur Unterstützung kannst Du auch eine rückwärtszählende Uhr einsetzen, die Vielredner bei der Einhaltung der Zeiten (zum Beispiel zwei Minuten maximaler Redebeitrag) unterstützt bzw. sensibilisiert. Oder Du könntest am Ende der Besprechung ein schnelles Feedback per Handzeichen (einen bis fünf Finger einer Hand) abfragen: Wie wirksam habt Ihr dieses Meeting empfunden? Wer weniger als vier Finger zeigt, könnte gefragt werden: Was hat Dir gefehlt? Mit solchen kleinen, aber effektiven Moderationsmethoden gestaltet Du den Ablauf spannender und inhaltlich effektiver.
3. Wirksam protokollieren und nachhalten
Damit Ihr die getroffenen Abmachungen auch wirklich in der Praxis umsetzt, empfehlen wir Euch unbedingt, ein Ergebnisprotokoll zu führen. Überlegt Euch hierfür am besten ein System, damit jede*r mal an der Reihe ist und haltet darin genau fest, wer was bis wann macht. Wichtig ist es, dieses Protokoll so zu formulieren, dass auch die Kolleg*innen, die an dem Meeting nicht teilnehmen konnten, zuverlässig Infos bekommen und die Inhalte so formuliert sind, dass sie ohne weitere Rückfragen verstanden werden können. Und überlegt Euch miteinander, wie Ihr die Erledigung der To-dos aus den Protokollen nachhalten wollt. Damit die Meetings lebendig bleiben, könnte es sinnvoll sein, eine/n „Umsetzungswächter*in“ zu benennen, der/die zeitnah die Erledigungen nachhält, bei Verzögerungen mit direkten Feedback-Gesprächen einwirkt und im Meeting nur dann Report gibt, falls grundlegende Aspekte aufgetaucht sind, die der weiterführenden Besprechung bedürfen.