Effiziente Organisation des zahnärztlichen Teams: Wie hängen vertragliche Arbeitszeit und Behandlungsstunden zusammen?

Drei-Punkte-Plan

Klarheit ist immer hilfreich. Insbesondere wenn es um unser aller wertvollstes Gut geht: ZEIT. Hat was mit persönlicher Wertschätzung („Danke für Deine Zeit in unserer Praxis“) und Effizienz (Zeit gemeinsam optimal nutzen) zu tun. Für Praxisleitende und zahnärztlich Leitende haben wir einen Drei-Punkte-Plan für die organisatorische Gestaltung zahnärztlicher Arbeitsplätze zusammengestellt:

1) Lege glasklar fest, welche Aufgaben in der Differenzzeit zwischen Vertragsstunden und Behandlungsstunden von den Zahnärzt*innen zu erledigen sind.

Damit sich Deine konkreten Vorstellungen von (z.B. konzeptbasierter) Zahnheilkunde und (z.B. kooperationsorientiertem) Teamverhalten realisieren können, ist es hilfreich, eine entsprechende Aufgabenliste für genau diese Differenzzeiten zu erstellen, die zu Eurer Praxis passt. Hier eine Beispielliste:

• Röntgenbilder detailliert befunden und dokumentieren
• Behandlungsplanung erstellen, dokumentieren, HKP veranlassen
• Dokumentation vervollständigen, Tagesprotokolle prüfen, vernetztes Denken in Richtung Abrechnung sukzessive einüben
• Rückfragen der Verwaltung zeitnah beantworten
• Abstimmungen mit Zahntechniker*innen durchführen
• Beratungsgespräche führen / Anrufe beim Patienten erledigen
• Abstimmung mit Rezeption für Terminlängen, Patientensteuerungen, Patientenbeschwerden etc. durchführen
• an Zahnärzt*innenmeetings teilnehmen
• Terminbuchcheck für die kommenden Tage und in Abstimmung mit Rezeption ggf. nachverdichten (Honorarzielstundensatz erreichen) oder entzerren 
• Besprechungen innerhalb des eigenen Behandlerteams
• Einzelgespräche mit zahnärztlicher Leitung
• Morgendliche Tagesbesprechung mit Assistenz
• Patientenfälle mit den Kolleg*innen durchsprechen und Kommunikation erledigen, die mit interner (externer) Patientenüberweisung zusammenhängt
• neuen Kollege*innen etwas zeigen, im zahnärztlichen Onboarding mitwirken
• an internen Qualifizierungen von Behandlungsassistenzen / Azubis mitwirken

2) Finde die passende Relation für Stunden laut Arbeitsvertrag und Behandlungsstunden.

• Rechne aus, wie viel Zeit in Eurer Praxisstruktur gebraucht wird für Teilnahme an Meetings, Einzelgespräche, Mitwirkung an internen Qualifizierungen etc. Dieses sind Zeiten, die tendenziell unabhängig davon sind, ob der angestellte Zahnarzt oder die angestellte Zahnärztin 20 Stunden oder 35 Stunden pro Woche Patienten behandelt.    
• Erhebe, welche Zeiten in die andere Kategorie fallen, also in Eurer Praxisstruktur gebraucht werden für Aufgaben, die außerhalb der im Timer eingetragenen Behandlungszonen zu erledigen sind, aber einen direkten Patientenbezug haben. Diese Zeiten hängen vom Arbeitsvertrag ab (Wie viele Stunden wird in Summe behandelt? An wie vielen Tagen pro Woche?) und außerdem von Ressourcen und Workload: Wird auf einem Zimmer „eher gemütlich hintereinander wegbehandelt“, können die Minuten der Patientenneubesetzung beispielsweise für Befundung von Röntgenbildern genutzt werden. Wird auf zwei oder mehr Zimmern mit hoher Taktung und tendenziell „Überbuchung“ gearbeitet, braucht es entsprechend mehr Stunden pro Woche, um die „Konzeptaufgaben“ vollständig erledigen zu können.
• Habe Euren Schichtdienst im Hinterkopf (Sechs-Stunden-Schichten ohne Pause? Vier-Tage-Wochen? Kein Schichtdienst, mittags an drei Tagen 90 Minuten geschlossen?).
• Baue aus diesen Komponenten das Modell für die Arbeitszeitgestaltungen im zahnärztlichen Team, das zu Deiner Praxis präzise passt. Beispielsweise 38-Stunden-Vertrag (5-Tage-Woche) entspricht 34 Behandlungsstunden am Patienten. Oder 18 Stunden am Patienten (drei Schichten à sechs Stunden) bedeutet Arbeitsvertrag von 21 Stunden.
• Ja: Bei Teilzeitverträgen ist die Differenz zwischen Behandlungsstunden und Stunden laut Arbeitsvertrag meistens prozentual höher. Auch der Zeitaufwand für die Führungskraft ist relativ (ggf. erheblich) höher. Das ist relevant, dem Aspekt wird aber in diesem Artikel nicht weiter nachgegangen.

3) Mache es zur Gewohnheit, über Deine Erwartungen und Euer Konzept zu sprechen.

• Manche Zahnärzt*innen machen in ihrer Zeit ganz genau das, was Du erwartest. Andere nicht. Es empfiehlt sich, nicht auf die erste Variante zu vertrauen, sondern direkt das partnerschaftliche Erwartungsgespräch (Was passiert in den Arbeitsstunden, die keine Behandlungsszeit sind?) zur Gewohnheit werden zu lassen.
• Erstelle eine Liste der Aufgaben für die Differenzstunden und übe Sätze ein, mit denen Du Euer „Differenzstunden-Konzept“ schlüssig kompakt erläutern kannst.
• Mache dies zur festen Komponente im zahnärztlichen Onboarding und frische die Thematik anlassbezogen auf in Coaching-, Feedback- bzw. Entwicklungsgesprächen mit den angestellten Zahnärzt*innen (oder den zahnärztlichen Mitinhaber*innen).  
• Erläutere Euer Konzept präzise, sodass auch die dahinterliegenden Motive für Deine angestellten Zahnärztinnen und Zahnärzte erkennbar werden (z.B. „Mir ist es wichtig, dass wir alle gut im Austausch sind und kooperieren, deshalb gibt es einmal im Monat unser Zahnärztemeeting“). Damit steigerst Du die Identifikation mit Eurem Konzept bzw. es wird auch früh klar, ob Ihr ggf. nicht zueinander passt.
• Wenn Dein Team weiß, dass es Dir wichtig ist, wie in Eurer Praxis mit Zeit umgegangen wird, Du Stichproben machst, für enges Feedback bekannt bist (also Prozesscontrolling realisierst), erhöhst Du die Wahrscheinlichkeit, dass es so läuft, wie Du es Dir wünschst.
• Führung ist eine dienende Aufgabe: Agiere immer aus wertschätzender, verständnisvoller Haltung heraus, hinterfrage ggf. irritierende Beobachtungen und Entwicklungen und schaue, wie Du Dein Zahnärzteteam unterstützen kannst, die wertvolle Zeit miteinander zu etwas Gutem werden zu lassen.

Behandlungsfreie Arbeitsstunden sind eine wertvolle Ressource. Systematisch eingesetzt, ergeben sich vielfältige Vorteile für das Teamklima und glatte Alltagsabläufe.