Führung in der Zahnarztpraxis

Warum Dein Führungsteam Dein zentraler Erfolgsfaktor ist

Die Vorstellung einer schönen, großen Zahnarztpraxis, in der sich alle wohlfühlen und in der die alltäglichen Abläufe wie ein Schweizer Uhrwerk laufen, ist reizvoll. Auch das Zielbild eines „sich selbstorganisierenden Teams“ (Herzliche Grüße in die agile Welt da draußen!) hat eine magische Faszination. Wie gelingt es, im eigenen Team die initiale Zündung für dieses angestrebte Ideal zu setzen? Wo ist der zentrale Ansatzhebel in einer Zeit, in der man froh ist, offene Stellen überhaupt besetzen zu können?

Deine größte Mission: Dein Führungsteam fit machen

Du hast es sicher schon geahnt: Ausgangs-, Dreh- und Angelpunkt bist Du selbst, zusammen mit Deinem Führungsteam. Dein eigener Qualifizierungsweg und die Besetzung der Schlüsselpositionen in Deiner Praxis mit den „richtigen Leuten“ ist Deine allerwichtigste Chefaufgabe. Denn im wachsenden Betrieb kannst Du nicht mehr selbst überall sein und an jeder Stelle einwirken. Du brauchst eine Gruppe von Schlüsselpersonen um Dich herum, die Dich in der Steuerung Deines Praxisbetriebes unterstützen. Menschen, die loyal und reflektiert an Deiner Seite stehen, sich mit Euren Praxiszielen identifizieren, ihre Aufgaben sachkundig erledigen, ihre Standpunkte klar vertreten, ihre Stärken bündeln und das Feuer im gesamten Team entzünden.

Neben Dir als Praxisinhaber*in umfasst das Führungskernteam in der zahnärztlichen Mehrbehandlerpraxis:

• Praxismanager*in (bzw. kfm. Leitung, Personal-/Orgaleitung etc.)
• Teamleiter*innen
• leitende angestellte Zahnärzt*innen (mit Hauptverantwortung für die Leitung des Zahnärzteteams oder der Fachbereichsleitungen)

Zentrale Aufgabe dieser Schlüsselpersonen ist es, sich an Deiner Seite sowohl mit vorbildfähiger Präsenzleistung als auch durch die Umsetzung definierter Sach- und Führungsaufgaben einzubringen. Je qualifizierter dieses Team ist – persönlich und fachlich – und je vertrauensvoller die Personen miteinander arbeiten, desto größer sind die Zukunftschancen Eurer Zahnarztpraxis.

Die wichtigsten Aufgaben für Führungsteams in Zahnarztpraxen

Neben den jeweiligen individuellen fachlichen Zuständigkeiten empfehlen wir Dir und Deinen Führungskräften, folgende Bereiche aufgrund ihrer übergeordneten Relevanz im Blick zu halten:

Personalmarketing und Teamklima

Das entscheidende Plus, das dazu führt, im Innenbetrieb (nur dann kann es auch nach außen leuchten) als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, entsteht aus der bewussten, werteorientierten und menschlichen Grundhaltung der Führungskräfte. Dazu gehören z.B. Verzicht auf Tratsch und Lästerei, Konzentration auf das Positive, konstruktives Herangehen an Konfliktsituationen, Verschwiegenheit, konsequent wertschätzende Kommunikation, Engagement für Fairness und zwischenmenschliche Leichtigkeit im Alltag. Kurz gesagt: Es geht um das Mitwirken an dem, was als „gute Unternehmenskultur“ bezeichnet werden kann. Damit leisten die Führungskräfte einen extrem wichtigen Beitrag für das Wohlfühl-Klima, mit dem es gelingt, Krankenstände und Fluktuation niedrig zu halten – und damit Personalengpässen vorzubeugen.

Organisationsentwicklung systematisch vorantreiben

Je größer die Praxis, desto wichtiger ist der Organisationsgrad. Nur mit klar definierten Strukturen und Prozessen könnt Ihr analog zum Umsatzwachstum auch angemessene Gewinne erzielen. Zu wissen, was die große Praxis organisatorisch von der Kleinen unterscheidet und wie Arbeitseffizienz konkret organisiert wird, ist essentielles Know-how für Dein Führungsteam. Indem Ihr Kernprozesse im eigenen Zuständigkeitsbereich verschriftlicht (beispielsweise den Ablauf der 01 für den Neupatienten, die Einarbeitung der neuen Stuhlassistenz oder die HKP-Abläufe) und stichprobenweise Prozesscontrolling durchführt, setzt Ihr einheitliche, für alle Teammitglieder nachvollziehbare Qualitätsstandards.

Führungskompetenz Deines Teams stärken

Ob jemand als Führungsperson wahrgenommen wird oder nicht, entscheidet nicht das Organigramm, sondern die Perspektive der geführten Teammitglieder. Die zentrale Aufgabe jeder Führungskraft ist es, Ursachen für Demotivation aus dem Weg zu räumen und die Mitarbeiter*innen dabei zu unterstützen, ihre jeweiligen Potenziale zu entfalten. Für diese „Fremdoptimierung“ braucht es neben menschlicher Reife vor allem ausgeprägte Reflexionsfähigkeit, Sachkenntnisse (z.B. hinsichtlich Wertehaltungen der jüngeren Generationen, Teamentwicklungsphasen, effizientes Selbstmanagement etc.) und einen gelernten „Werkzeugkoffer“ für die zentralen Kommunikationsaufgaben. Zu diesen zählen Feedback- und Mitarbeiterentwicklungsgespräche führen, aktivierende Moderation von Teammeetings, Interventionen im Konfliktfall und vieles mehr. Wenn Du Deiner Führungsmannschaft die Chance verschaffst, diese Kenntnisse und Fähigkeiten systematisch zu erwerben und anzuwenden, steigerst Du die Power im gesamten Team, gewinnst selbst freie Zeit und stärkst ganz nebenbei Deine Arbeitgebermarke.

Betriebswirtschaftliche Zahlen

Braucht es keine BWL? Doch, aber weniger als Du vielleicht denkst – und deutlich nachgelagerter: Denn nackte Zahlen haben kaum Motivationspotenzial. Wirtschaftlich brillante Ergebnisse entstehen im Kielwasser von Zielfokus, Organisationsentwicklung und kompetenter Führung. Natürlich sollten die wichtigsten Daten (z.B. Honorarstundensätze auf den einzelnen Plätzen) im Führungsteam bekannt sein und als Orientierung für die tägliche Arbeit dienen. Es empfiehlt sich allerdings immer, Daten vom sozialen Feld und aus dem organisatorischen Ansatz heraus zu interpretieren. Wenn beispielsweise Honorare enttäuschen oder der PZR-Durchsatz zu gering ist, liegt das selten daran, dass die Menschen nicht wollen, sondern daran, dass ihnen Ressourcen (z.B. eine angemessene Zimmerzahl und ausreichend qualifizierte Assistenz) oder fachlicher Support (Einarbeitung bzw. systematische Entwicklung durch leitende Zahnärzt*innen, klare therapeutische Leitlinien) fehlen. Auch die organisatorische Basis kann Schwächen aufweisen z.B. in der Patientensteuerung, bei mangelnder Klarheit für Zuständigkeiten oder fehlenden einheitlichen Sprachregelungen. Manchmal fehlen auch schlicht und einfach Informationen (Praxisziele, Erwartungen an den Arbeitsplatz, praxisstatistische Daten etc.). BWL ist zwar wichtig, gleichzeitig setzt die Zielerreichung immer bei den Menschen und den Geschichten hinter den Zahlen an.

Fazit: Deine größten Hebel für gesundes Praxiswachstum

Wenn Deine Praxis profitabel wachsen soll, qualifiziere Dich und Dein Führungsteam. Systematisch und gründlich. Bring Deine Leute in einen guten Schulterschluss, erläutere ihnen Deine zentralen Ziele, gib einen Teil Deiner Verantwortung ab und schenke ihnen Vertrauen. Denn Zukunftsfähigkeit und wirtschaftliche Brillanz erreichst Du in erster Linie als Folgewirkung einer starken Führungsmannschaft.