Ressourcen checken und Effizienz steigern in der Zahnarztpraxis

Relationen zwischen Arbeitszeiten, Zimmern und Terminmanagement

Mit planvoller Organisation könnt Ihr die Qualität Eurer Arbeit sichern und gleichzeitig Eure Produktivität steigern. In diesem Artikel beleuchten wir den Zusammenhang von Zimmerkapazitäten, Einsatz des Assistenzteams und Terminsteuerung.

Behandlungszimmer

Vor allem große Praxen haben häufig zu wenige Behandlungszimmer. Das ist schade, denn mit ausreichend Raum kann man die Abläufe im Alltag gut entspannen und verhindern, dass ein Zahnarzt oder eine Zahnärztin Kurzpause machen muss, weil Patient*innen nicht rechtzeitig gesetzt werden können. Damit Ihr Euer Leistungspotenzial vollständig und reibungslos entfalten könnt, empfiehlt es sich, Zahnärzt*innen zwei Zimmer mit jeweils einer Assistenz zur Verfügung zu stellen – zumindest für die Zeiten, in denen sie keine Spezialisten- oder Langzeitbehandlungen (z.B. Endo oder komplexen ZE) durchführen. Bei Berufseinsteiger*innen reicht ein Zimmer mit einer Assistenz.

Wenn Zimmerzeiten knapp werden, könnt Ihr natürlich den Schichtdienst spreizen oder die Mittagszeiten optimieren. Doch Vorsicht: Bitte nichts „von oben“ verordnen, denn das könnte zu Konflikten führen. Am besten erarbeitet Ihr mögliche Lösungen im Team bzw. in einer gemischten Projektgruppe, damit die Umstellung gut durchdacht und von allen mitgetragen wird. Ihr könnt auch das Besprechungszimmer systematisch nutzen und als Zimmer terminieren (Patient*innen konsequent umsetzen bzw. Beratungsgespräche direkt dort einbuchen). Auch ein Blocken von IP-Behandlungen kann den Alltag etwas entlasten. Am besten funktioniert das, wenn Ihr an drei oder vier Samstagen pro Jahr gut vorgeplante IP-Behandlungen in allen Zimmern durchführt und ein oder zwei Zahnärzt*innen nur die begleitende 01 und die ärztliche Betreuung des Tages übernehmen. Eine weitere Alternative ist natürlich der Ausbau weiterer Zimmer, soweit noch Reserven da sind, bzw. ein Umzug in größere Räumlichkeiten (der sich übrigens oft erstaunlich schnell bezahlt macht). 

Assistenzressourcen

Die Produktivität des Zahnarztes bzw. der Zahnärztin steht und fällt mit der Qualifikation der ihm/ihr zugeordneten Behandlungsassistenzen. Um den Kampf im Zahnärzte-Team um die bestqualifizierten Assistenzen zu vermeiden, hat es sich bewährt, den Ausbildungsauftrag für Azubis gut durchdacht zu verteilen und bestimmte Assistenzkräfte für Spezialbehandlungen zu qualifizieren. Wenn Zahnärzt*innen bei Euch frisch einsteigen, sollte auf jeden Fall eine erfahrene Assistenzkraft mit am Stuhl sein, die die Routinen der Praxis kennt und den/die Neueinsteiger*in in den ersten kribbeligen Wochen der Einarbeitung unterstützt. Auch mit einheitlichen Behandlungsvorbereitungen, identischen Schubladenbestückungen (Musterfotos aufhängen) und einem hohen Delegationsgrad schafft Ihr wichtige Beiträge für Arbeitseffizienz. Durch interne Qualifizierungen, z. B. für Abdrucknahme, Röntgen, Herstellung von Provisorien, Aufklärung für Füllungsalternativen, etc. könnt Ihr Assistenzkräfte auf einen einheitlicheren Stand entwickeln. Wie wäre es alle vier Wochen für zwei Stunden mittwochs oder freitags mit einer leckeren Pizza dazu? So stärkt sich ganz nebenbei auch noch der Schulterschluss im Team. 

Terminmanagement 

Genügend Zimmer und ausreichend Assistenzkräfte allein schaffen noch keine Ergebnisse: Das Terminmanagement steuert die Ausnutzung der Ressourcen – und damit die Produktivität Eurer Praxis. Wer assistiert bei wem? Das sollte einem Plan folgen. Eine Terminierung nach Zimmeransicht und nicht nach Behandler*innen schafft ebenfalls viele Vorteile. Ergänzend braucht es eine Fülle kleinteiliger Arbeitsanweisungen für die Rezeption – und ein eingespieltes Rezeptionsteam. Gibt es eindeutige Regeln für die zimmerübergreifende Patiententerminierung und die passenden Terminlängen? Planen Eure Behandler*innen die Therapien langfristig, geben ihre Zeiten für die nächste Behandlung vor und halten diese Informationen auch transparent fest? Nicht nur an der Schnittstellte zwischen Zimmer und Rezeption ist ein hoher Organisationsgrad lohnend (geht Patient*in begleitet oder unbegleitet nach vorne, Terminlaufzettel, etc.?). Auch die Patientenbindung ist wichtig, denn jede/r Stammpatient*in, hebt Eure Produktivität, weil so das Vertrauen in den/die Behandler*in steigt und die Realisierungswahrscheinlichkeit von Therapieempfehlungen begünstigt wird. Habt Ihr ein durchgängiges Recall-System mit entsprechenden Folgeterminierungen? Und nicht zu vergessen: die No-Show-Quote. Plötzliche Patientenausfälle kosten Geld. Welche Ideen habt Ihr, um dem gegenzusteuern und wie gut funktioniert das Management der Warteliste bei kurzfristigen Terminabsagen? 

Es gibt vielfältige Ansatzpunkte, um Eure Produktivität zu erhöhen. Grundsätzlich gilt: Je klarer und effizienter Eure Organisation und Eure Richtlinien sind, desto besser ist die Laune bei allen Beteiligten. Schließlich macht ein glatt laufender Betrieb einfach mehr Spaß. Und ganz nebenbei steigert Ihr Eure gemeinsame Performance.