Wie viele Verwaltungs- und Rezeptionsstunden haben andere Praxen?

Der Inhaber einer Mehrbehandlerpraxis kam auf uns zu mit genau dieser Frage. Der Hintergrund liegt auf der Hand: Jede wachsende Praxis möchte vermeiden, einen „organisatorischen Wasserkopf“ aufzubauen. Der Sachverhalt hat uns auch schon länger interessiert, also dachten wir uns: Jetzt investieren wir die Zeit für eine fundierte Analyse. Im nachfolgenden Absatz erläutern wir kurz, wie wir die Analyse angesetzt haben, dann folgt eine Auswertungstabelle und am Ende dieses Artikels stehen die Kernerkenntnisse. 

Analyse 

• Durchleuchtet haben wir insgesamt 35 Praxen unterschiedlicher Größe. Entscheidend bei der Auswahl waren ausreichende Informationen für den Sachzusammenhang.  
• Nach einigem Grübeln haben wir uns dafür entschieden, die Summe der behandelten Patienten pro Quartal als Bezugsgröße zu wählen.
• Für diesen Bezug haben wir drei Praxisgrößenkategorien gebildet: 
  • Kategorie I: bis 2.000 behandelte Patienten pro Quartal  
  • Kategorie II: 2.000 bis 4.000 behandelte Patienten pro Quartal 
  • Kategorie III: über 4.000 behandelte Patienten pro Quartal. 
• Ermittelt haben wir die Summe der Verwaltungs- und Rezeptionsstunden pro Woche laut Arbeitsverträgen und Organigramm und ergänzenden Infos aus den Praxen. 
• Da diese Stundenanzahl naturgemäß nur für den Analysezeitpunkt gilt, war die Frage zu beantworten, welche Patientenzahlen sinnvoll zugeordnet werden, um die Relation zu ermitteln. Wir haben es so entschieden, den Patientenzahlen-Durchschnitt aus dem Stundenanalyse-Quartal und dem Vorquartal als Bezugswert zu setzen. 
• Das Ergebnis haben wir bezogen auf 1.000 behandelte Patienten pro Quartal. 

Dabei kam Folgendes heraus: 

Erkenntnisse: 

• Im Durchschnitt der 35 Praxen in den drei Kategorien sind es rund 76 bis 104 Rezeptions- und Verwaltungsstunden pro Woche pro 1.000 behandelte Patienten im Quartal. 
• Naturgemäß gibt es verschiedene, relevante Unschärfen, die hereinspielen.
  Beispielsweise
  • ob und in welchem Umfang auf externe Abrechnungskräfte zurückgegriffen wird (betrifft nur I und II, die sechs Praxen der Kategorie III haben alle die Abrechnung im eigenen Haus)
  • gelegentliche Teamaushilfen z.B. zwischen Assistenz und Rezeption
  • Mitwirkung von Praxisinhaber*innen in Verwaltungs-Teilaufgaben, 
  • Call-Center-Unterstützung
  • aktuell unbesetzte Stellen
  • Qualifikationslevel des Teams etc.
• Gleichzeitig vermitteln die Ergebnisse einen recht klaren Korridor und können damit Planungshilfe für Expansionsprojekte oder Optimierungsideen bieten.
• Eindeutig zeigt sich das Effizienzpotenzial für Praxen der Kategorie III. Dieses zu erkennen und umsichtig zu nutzen ist eine wichtige Komponente, um auch in der größeren Praxisstruktur angemessene Profitabilität zu erreichen. 
• Die Antwort vom Praxisinhaber, der die Analyse anstieß (Praxisgröße III), auf die Ergebnisse war: „Tolle Arbeit, das wird viele Kollegen interessieren!“ und „Ich sehe ein leistungsorientiertes, gut ausgebildetes Team in einem Zielkorridor von 60-80 Wochenstunden pro 1:000 Patienten im Quartal.“ Dieser Einschätzung schließen wir uns an. 

Falls Du auch ein interessantes Thema hast, für das Du unsere Expertise einholen möchtest – sprich uns gerne an. Für spannende Fragestellungen sind wir immer gerne bereit, gemeinsam nachzudenken und unseren Datenpool aus über 500 durchgeführten Potenzialanalysen und vielfältigen Praxiscontrollings einzusetzen.