Zukunftsfähige, faire Gehälter für ZFAs – Der Vier-Punkte-Plan

Unbesetzte ZFA-Stellen: Ein fieser Killer für Teamstimmung und Praxiserfolg

Unbesetzte ZFA-Stellen sind ein fieser Killer: Teamstimmung, Behandlungseffizienz, Praxisrendite, Expansionsträume – alles rauscht runter, wenn Stellen unbesetzt bleiben. Glücklicherweise hat sich in den Praxen mittlerweile herumgesprochen, dass nicht die Bezahlung allein darüber entscheidet, ob ZFAs bleiben, gehen, kommen. Gleichzeitig ist ein faires Gehalt ein zentraler Basisfaktor, der erfüllt sein muss, damit Motivatoren (gutes Betriebsklima, Mitbestimmung, Entwicklungsmöglichkeiten etc.) ihre volle Stärke ausspielen können. 

Unser Vier-Punkte-Plan für eine faire Gestaltung der ZFA-Gehälter

1. Realistischer Blick auf die Fakten

• Personalkosten sind bereits gestiegen und werden weiter steigen. Ist so, ist aber nicht der Schmerzpunkt der ZFAs, sondern der von Praxisinhaber*innen. Wer mit ZFAs in seiner Praxis arbeiten will, muss wettbewerbsfähige Gehälter zahlen.
• Der gesetzliche Mindestlohn liegt aktuell bei 12 Euro. Aldi und Lidl bezahlen ungelernte Jobber mit 14 Euro pro Stunde. In der Gastro sind 15 Euro üblich. DHL bietet 17 Euro. Bedeutet in der Konsequenz: 10 Prozent auf den derzeit gültigen ZFA-Tarif aufzuschlagen, ist keine erfolgversprechende Lösung. Es kommt vergleichsweise zu wenig dabei heraus.
• Damit das ZFA-Gehaltsgefüge die Chance hat, von den Betreffenden in der Praxis als fair empfunden zu werden, braucht es für frisch ausgebildete ZFAs eine nennenswerte Differenz zur „Jobber ungelernt“-Kategorie. Und für erfahrene ZFAs angemessen steigende, attraktive Gehaltsperspektiven.

2. Diagnostiziere systematisch Deinen Handlungsbedarf

Meistens sind nicht alle ZFAs unterbezahlt, sondern nur einige. Wir haben im Laufe der Jahre einige Hundert Praxisanalysen durchgeführt. Aus diesen Daten können wir zwei eindeutige Aussagen ableiten:

• ZFAs mit den längsten Verweildauern, also die treuesten der Praxis, sind meistens die mit den niedrigsten Gehältern.
• Teilzeitkräfte werden sehr oft relativ besser bezahlt als Vollzeitkräfte.

Damit Du nicht in diese Falle tappst, oder – falls Du schon drin bist – schnell wieder herauskommst, ist ein erster Lösungsschritt die Bestandsaufnahme. Nachfolgend siehst Du eine Tabellenstruktur, mit der Du Dir für Eure Praxis flugs die entscheidenden Fakten zusammenstellen und Dir einen Eindruck verschaffen kannst. Wir haben drei Beispiel-Fälle eingebaut, sodass Du sehen kannst, wie die Tabelle ausgefüllt wird.

Aus Deiner Tabelle erkennst Du sofort, wer womöglich vom „Teilzeit-Schiefblick“ profitiert. Wo es unfair sein kann. Wie es mit den Stundenlöhnen in Deiner Praxis grundsätzlich so aussieht hinsichtlich Abstand zu Mindestlohn, Aldi, Gastro & Co. Wie groß Dein Handlungsbedarf ist und wo er konkret liegt.

3. Gestalte faire, kommunikationsfeste Gehälter für alle

• Achte aufmerksam auf Mitarbeiterbindung, auch in puncto Gehalt. Es erzeugt großen Schaden, wenn verdiente ZFAs nur für „mehr Geld“ die Praxis verlassen.
• Sorge dafür, dass man in Deiner Praxis nicht aktiv werden muss, um eine faire Bezahlung zu bekommen. Viele ZFAs trauen sich nicht, nach mehr Geld zu fragen und sind dann irgendwann überraschend weg.
• Sorge auch dafür, dass Du keine Angst davor haben musst, wenn sich Deine Mitarbeiter*innen (trotz Verschwiegenheitsklausel im Vertrag) untereinander über ihre Gehälter austauschen. Weil Du weißt, dass bei Euch nicht nur Neueinsteiger*innen gut bezahlt werden, sondern auch die verdienten langjährigen Mitarbeiter*innen angemessene Gehaltsanpassungen bekommen.
• Wer denkt: „Ich kann mir keine Anpassungen für alle leisten.“ und einfach laufen lässt, ist auf dünnem Eis unterwegs. Genau hier konditioniert sich in der eigenen Praxis die ZFA-Gruppe, die für die Avancen pfiffiger Recruiting-Firmen über kurz oder lang empfänglich wird. Und dann „überraschend“ kündigt.
• Falls Du noch keine gute Idee hast für ein Gehaltskonzept, das zu Deiner Praxis passt oder Du finanziell unter Druck bist: Verschaffe Dir Zeit, indem Du die steuer- und sozialversicherungsfreie „Inflationsausgleichsprämie“ von 3.000 Euro nutzt. Du kannst damit beispielsweise 12 Monate lang jeweils 250 Euro netto bezahlen. Setze direkt Deine Zeitfenster und Meilensteine, um nach den 12 Monaten auch zu wissen, wie es weitergeht. Nutze die Zeit, um individuelle Mitarbeiterentwicklung, Personalmanagement und Personalkosten grundlegend neu zu denken und zu planen.

4. Kompensiere, wechsele die Perspektive, rechne, binde Deine Leute ein

• Beispiel: Wenn Du zehn ZFAs jeweils 500 Euro pro Monat brutto mehr bezahlst, steigen Deine Personalkosten inkl. Arbeitgeberaufwand (hier mit gut 24 Prozent angenommen) um rund 75.000 Euro pro Jahr. Mache eine Liste und rechne konkret aus, was Dich anstehende Anpassungen kosten.
• Denke von der anderen Seite: Um dieses Kostenplus zu kompensieren, brauchst Du bei 220 Praxisöffnungstagen pro Jahr und unter Berücksichtigung von 8 Prozent Materialkostenquote rund 370 Euro Mehreinnahmen pro Tag in der Gesamtpraxis.
• Bedenke immer: Eine erfahrene, in delegierbare Leistungen gut integrierte ZFA (im Vergleich zur Azubi-Assistenz) hebelt den Honorarstundensatz angestellter Zahnärzt*innen um ca. 60 bis 120 Euro pro Behandlungsstunde (Erfahrungs- und Abfragewert aus zahlreichen Analysen und Academy-Teilnehmer*innen-Befragungen).
• Sei Dir vor diesem Hintergrund der Kosten von Fluktuation bewusst: Wenn es Dir gelingt, durch grundlegende Gehaltsanpassungen beispielsweise zwei Kündigungen von erfahrenen Vollzeitkräften zu vermeiden, hast Du die 75.000 Euro (im Beispiel) bereits wieder drin.
• Denke potenzialorientiert: Jede Praxis hat noch gewisse Effizienzreserven in den Praxisabläufen, Potenziale für Preissteigerungen und den Ausbau von Verlangensleistungen.
• Wenn Dein Team sich fair bezahlt fühlt, ist es sehr bereit, gemeinsam mit Dir darüber nachzudenken, welche Potenziale es konkret in Eurer Praxis gibt, womit sich alle identifizieren können und was Ihr wie angehen könnt.
• Nutze ganz bewusst das Prinzip „Betroffene zu Beteiligten machen“. Steige mit transparenten Erläuterungen ein („Unsere Kosten steigen in der Breite – lasst uns mal gemeinsam einen Nachmittag überlegen, wie wir darauf reagieren können“) und binde Dein ZFA-Team in das Brainstorming zu Euren Potenzialen systematisch ein.
• Durch diesen Schulterschluss wird die soziale Bindung an die Praxis gestärkt. Außerdem kommen mehr Maßnahmenideen heraus und Umsetzungen werden glatter, weil das Team sich mit den Maßnahmen identifiziert. Ganz nebenbei erzeugst Du ein zukunftsorientiertes Teamkultur-Erleben.

Höchste Zeit für grundlegende Gehaltsanpassungen bei ZFAs

Der Zeitpunkt für grundlegende Gehaltsanpassungen bei ZFAs ist gekommen. Sehe den menschlichen Vorteil darin. Verlasse die Orientierung an klassischen Personalkostenquoten. Ändere die Perspektiven. Investiere in die Stärke Eures Teams und nutze die riesigen Chancen, die aus Transparenz, Beteiligung und gestärktem WIR-Gefühl entstehen.